別ファイルのデータをIMPORTRANGEで取り込む方法

倉庫の在庫表を、そのまま店舗のファイルに表示する

取り込めるのは商品名・現在庫・発注点・発注判断の4列です。例えばホワイトボードマーカーは現在庫が6、発注点が8なので「要発注」と表示されます。1つの式で見出しを含む5商品分の表が表示されます。

まずは2つのファイルを使って同じ表を表示させます。取り込み元と取り込み先は別々のスプレッドシートファイルです。同じファイルのタブ同士を参照する方法とは異なります。

取り込み元のURLをコピーして、「設定」B2に貼り付ける

最初に倉庫の在庫一覧（取り込み元）を開きます。「在庫一覧」というタブに5商品の情報があることを確認してください。

次に、記事上部のボタンから取り込み先の練習用ファイルを自分のGoogleドライブにコピーします。「設定」タブを開き、B2セルへ先ほどのURLを貼り付けてください。「練習」タブはまだ空欄のままで構いません。

なお「完成イメージ」タブには見本の値が入っていますが、更新は連動しません。これから「練習」タブに式を入れて作る表が、別ファイルを参照する表です。

「練習」A1にIMPORTRANGEの式を入力する

取り込み先の「練習」タブで左上のA1セルを選び、次の式を貼り付けてEnterキーを押します。

=IMPORTRANGE('設定'!B2,"在庫一覧!A1:D6")

この式は、「設定」B2に書いた別ファイルのURLを使い、そのファイルの「在庫一覧」タブからA1〜D6の表を取り込みます。

A1に式を1つ入れるだけで、右と下へ表が広がります。取り込み先のA1:D6には、別のデータや結合セルを置かずに実行してください。

「アクセスを許可」が出たら押す

最初に別ファイルへ接続するとき、A1に #REF! と表示される場合があります。A1をクリックし、「アクセスを許可」ボタンが現れたら押してください。

「商品名」「現在庫」「発注点」「発注判断」の見出しと5商品のデータが表示されたら成功です。参照元のファイル自体を開けない場合は、まずそのファイルのオーナーに閲覧権限を確認してください。

元の在庫が変わると、取り込み先も更新される

公開している倉庫の在庫一覧は閲覧専用です。変更して試したい場合は、取り込み元も自分用にコピーし、そのコピーのURLを取り込み先の「設定」B2へ貼り直します。必要に応じて、新しい参照元へのアクセスを許可します。

コピーした取り込み元で、クリアファイルの現在庫（B5）を18から9へ変更してみてください。発注点が10なので、元の発注判断は「在庫あり」から「要発注」に変わります。

反映には時間がかかることがあります。IMPORTRANGEは即時更新を保証する仕組みではありません。取り込み先に表示された値を直接書き換えるのではなく、元ファイルのデータを変更します。