Googleスプレッドシート・FILTER関数

FILTER関数で未完了のタスクだけを抽出する方法

終わったタスクが増えると、今やることが一覧に埋もれてしまいます。元の表を残し、状態が「完了」ではない行だけを別タブへ表示するなら、FILTER関数を使います。

完了したタスクを除いて表示する式

=FILTER('タスク一覧'!A2:D100,'タスク一覧'!D2:D100<>"完了",'タスク一覧'!A2:A100<>"")

「タスク一覧」タブの A2:D100 は取り出す4列全体。D2:D100<>"完了" は状態が「完了」ではない行を選び、A2:A100<>"" はタスク名が空の行を除きます。「保留」「中止」、状態が空欄の行も、タスク名があれば対象です。

自分の表ではタブ名・取り出す列・状態列・タスク名の列を置き換えます。3つの範囲の行番号は2～100のようにそろえ、101行目以降も必要なら末尾の数字を増やしてください。

「未完了を抽出」タブのA2に式を貼り付ける

練習シートをコピーしたら、下部の「未完了を抽出」タブを開きます。見出しは入力済みなので、空欄のA2を選んで、上の式を貼り付けてEnterキーを押してください。下の行へ数式をコピーする必要はありません。

抽出結果のセルに文字などが入っていて #REF! が出る場合は、必要なデータを別の場所へ退避し、表示先を空けてください。

例では元のタスク7件のうち、見積書を確認・会議資料を作成・契約内容を確認・取引先へ回答の4件が残ります。「完了」の3件は表示されません。

練習シートの「完成例」タブでも同じ4件を確認できます。元の「タスク一覧」は7件のままです。次の手順では、この4件が3件に変わる様子を見ます。

「タスク一覧」タブで、例えば「見積書を確認」の状態を「未着手」から「完了」に変えてみてください。「未完了を抽出」タブへ戻ると、その行が消えて3件になります。編集するのは元のタブです。抽出結果側に直接入力する必要はありません。

比較画像は読みやすいように「タスク」と「状態」の列だけを抜粋し、担当者と期限の列を省略しています。

すべてのタスクが「完了」になると、FILTERは #N/A を表示します。「未完了のタスクはありません」と表示したい場合は、最初の式を次の式に置き換えてください。

未完了が0件ならメッセージを表示

=IFNA(FILTER('タスク一覧'!A2:D100,'タスク一覧'!D2:D100<>"完了",'タスク一覧'!A2:A100<>""),"未完了のタスクはありません")

IFNA は抽出結果がないときだけメッセージを表示します。未完了の行があれば、引き続きそのタスク一覧が表示されます。