スプレッドシートでプルダウンを作成する方法
担当者によって「作業中」「対応中」など入力の仕方がばらつく表では、選択肢を決めておくと状態を統一できます。Google スプレッドシートでプルダウンを作り、選択肢の変更や削除まで行う方法を説明します。
状態列に「未対応・対応中・完了」を選べる欄を作る
ここでは、注文表のC2:C6が空欄になっている状態から始めます。作成後は、この5セルで同じ選択肢を使えるようにします。
プルダウンを作成する
注文表のC2からC6までドラッグし、C2:C6を選択します。見出しの「状態」が入ったC1は含めません。
画面上部の［挿入］→［プルダウン］を選びます。右側に［データの入力規則］の設定欄が開きます。［データ］→［データの入力規則］→［ルールを追加］からも開けます。
［条件］で［プルダウン］を選び、候補を「未対応」「対応中」「完了」に設定します。足りない候補は［別のアイテムを追加］から増やします。
［完了］を押したらC2をクリックし、一覧から「対応中」を選びます。続けてC3を「完了」にします。C2とC3に選んだ文字が表示され、C4:C6は空欄のままなら作成できています。
選択肢を追加・変更する
候補に「保留」を追加したい場合は、プルダウンのあるC2を選んで［データ］→［データの入力規則］を開きます。対象のルールを選び、候補を追加して［完了］を押してください。C2:C6に同じルールが適用されていれば、各セルの選択肢も変わります。
名前の表記を変えたい場合も、ルール内の項目名を編集します。候補から削除した値が既存のセルに入力されている場合は、既存データへの影響を確認してから変更してください。
セルに直接候補を入れる方法と、別のセル範囲を使う方法
| 条件 | 向いている場合 |
|---|---|
| プルダウン | 「未対応・対応中・完了」のように、候補を設定欄で直接決めたい場合 |
| プルダウン（範囲内） | 商品名や担当者一覧など、ほかのセルに用意した候補を参照したい場合 |
候補が頻繁に増減する場合は、一覧用のセル範囲を作って参照する方法も検討してください。参照元の範囲や編集権限によって、編集方法は異なります。
プルダウンを解除する
対象のセルを選び、［データ］→［データの入力規則］から該当ルールを開いて、［ルールを削除］を選びます。セルの入力値を消すことと、プルダウンのルールを削除することは別の操作です。
プルダウンが選べないとき
- 候補のリストが表示されない
- 選択したセルがルールの［適用範囲］に含まれているか確認してください。参照元の候補がある場合は、候補の範囲も確認します。
- 入力しようとすると拒否される
- 候補と一致しない値を入力している可能性があります。候補を修正するか、必要な場合だけ［詳細オプション］で警告表示へ切り替えます。
- スマートフォンでも作成できる？
- 端末とアプリによって設定方法が異なります。ここで説明しているメニュー操作はパソコン版Google スプレッドシートを対象としています。