プルダウンを2段階で連動させる方法

部署を選ぶと、その行の担当者候補が切り替わる

練習シートをコピーし、「入力」タブを開いてください。A列で部署、B列で担当者を選べます。2行目は「営業」、3行目は「総務」、4行目は「経理」と、行が違えば担当者の候補も違います。

空欄のA6で「総務」を選んだら、隣のB6を開いてください。候補は「山本・高橋」になります。A7で「営業」を選ぶと、B7では「田中・佐藤」を選べます。練習シートには2〜301行目まで、必要な設定があらかじめ用意されています。

「候補」タブに部署と担当者の一覧を並べる

自分のファイルで作る場合は、まず「候補」タブを用意し、A列に部署、B列に担当者を1行ずつ並べます。部署を後から増やしてもよいよう、D2には次の式で部署名を重複なしに表示します。

=SORT(UNIQUE(FILTER(A2:A,A2:A<>"")))

A2:A は部署名が入るA列の2行目以降です。FILTER が空欄を取り除き、UNIQUE が重複をなくし、SORT が並べます。部署や担当者を「候補」タブに追記するだけで、選択肢へ反映されるようにします。

「入力」タブのA2:A301を選んで［データ］→［データの入力規則］→［ルールを追加］を開き、条件を［プルダウン（範囲内）］にして、参照範囲に '候補'!$D$2:$D$400 を指定します。これで最初の部署を選べます。

FILTER関数で、各部署の担当者だけを取り出す

次のプルダウン用の候補は、別タブ「連動候補」に作ります。A2へ次の式を入力してください。練習シートではすでに301行目までコピーされています。

=IF('入力'!A2="","",IFERROR(TRANSPOSE(FILTER('候補'!$B$2:$B,'候補'!$A$2:$A='入力'!A2)),""))

'入力'!A2 は今選んだ部署、'候補'!$A$2:$A は部署の一覧、'候補'!$B$2:$B は取り出す担当者名です。FILTER が部署に一致する人を探し、TRANSPOSE が結果を右方向に並べます。候補が見つからない場合は IFERROR で空欄にします。

「連動候補」のA2をA301までまとめてコピーすると、次の行では '入力'!A3、その次は '入力'!A4 を見るため、各行に別の担当者候補が並びます。部署の一覧は固定列の全体を見ているので、マスターに新しい担当者が増えても式を修正する必要はありません。

この列はプルダウンの選択肢を用意する場所なので、完成後は普段操作しなくてもかまいません。

担当者のプルダウンをB列の複数行へ一度に設定する

「入力」タブでB2:B301をまとめて選び、［データ］→［データの入力規則］→［ルールを追加］を開きます。条件は［プルダウン（範囲内）］、参照範囲は次のとおりです。

='連動候補'!$A2:$Y2

$A2:$Y2 の行番号には $ を付けないでください。A列とY列だけを固定する指定です。B2は「連動候補」タブのA2:Y2、B3はA3:Y3、B4はA4:Y4を参照します。これにより、同じ入力規則を複数行へまとめて適用できます。

［完了］を押すと設定は終わりです。B列を1行ずつ開いて同じ操作を繰り返す必要はありません。